5 sposobów na zorganizowanie pracy

2016-08-26 | baza danych fundamenty podstawy plan planowanie chmura zadania produktywność baza klientów dane dostępność komunikacja

Sprawne i odnoszące sukcesy przedsiębiorstwo powinno być przede wszystkim oparte na konkretnych podstawach. Tylko mocne fundamenty pozwolą utrzymać się na powierzchni, gdy pojawi się jakiś problem, kryzys czy większa porażka. Nie należy się nimi zrażać, choć ich wpływ bywa niezwykle silny. Stąd właśnie konieczność stworzenia sobie solidnego zaplecza. Oto pięć sposobów, które pomogą Ci wytrwać w biznesie mimo przejściowych kłopotów.

        1. Plan

Przede wszystkim trzeba mieć plan. Powinien być on na tyle elastyczny, by dawało się go odpowiednio modyfikować stosownie do zmieniających się warunków, ale również powinien być na tyle konkretny, by nie dawać swobody interpretacji czy manipulowania nim według własnych potrzeb. Plan powinien być w pewnym stopniu dostępny, czemu nie wątpliwie może pomóc biuro w chmurze. Dzięki temu rozwiązaniu nie tylko Ty, ale również Twoi współpracownicy będą mogli się do niego odwoływać w odpowiednich momentach. Plan powinien zawierać nie tylko strategię rozwoju przedsiębiorstwa, ale również procedury postępowania w określonych sytuacjach oraz wskazywać osoby, do których można się zwracać z określonymi potrzebami czy problemami. Dzięki temu każdy zawsze będzie umiał się odnaleźć. Ważne jest również by, niektóre elementy planu znane były tylko bardziej zaangażowanym. Na to również pozwalają różnorodne rozwiązania webowe. Niektórym pracownikom można bowiem przydzielić ograniczony dostęp i dzięki temu nie będą mogli widzieć wszystkich informacji.

        2. Podział zadań

Z przydzielaniem zróżnicowanego dostępu wiąże się również podział zadań. Pozwala to na skuteczniejsze i bardziej efektywne działanie. Osoba obarczona wieloma odpowiedzialnymi zadaniami jest rozproszona i mało produktywna. Jeżeli ten sam zakres obowiązków zostanie rozdzielony na kilka osób, pozwoli to na równoległe wykonywanie różnych zadań a tym samym szybsze dotarcie do celu i uzyskanie pożądanego efektu. Niektóre zadania wymagają jednak kooperacji. Dlatego też rozwiązania webowe i tu się mogą przydać. Rozdzielone zadania wraz z osobami odpowiedzialnymi za nie można zawiesić w swoim wirtualnym biurze w chmurze i w ten sposób można znaleźć osobę, z którą trzeba będzie współpracować. Mało tego, jest to również rozwiązanie, które pokazuje, kto obecnie może pomóc w danym projekcie czy w danym zadaniu. Bardzo praktyczne i bardzo użyteczne rozwiązanie.

        3. Baza klientów

Baza klientów to sposób nie tylko na sprzedaż, ale również rozwijanie swojego biznesu. Dlaczego? Widząc, co dzieje się w bazie, jakich klientów jest najwięcej, jaki segment dominuje, można podjąć odpowiednie kroki i działania. Jeżeli klienci interesują się, ale nie kupują z powodu ceny, warto zorganizować promocję lub testowo obniżyć cenę, oczywiście do poziomu, w którym nadal mamy zysk ze sprzedaży. Można również poprosić o opinię, na temat towarów i usług oczekiwanych. To pozwoli stworzyć ofertę bardziej dopasowaną do potrzeb odbiorców, co za tym idzie, może to skutkować lepszą sprzedażą. Baza klientów to również doskonałe źródło do remarketingu, który daje w zasadzie duże konwersje pod warunkiem, że klient jest zadowolony z obsługi i jakości uzyskanych usług lub towarów. Krótko mówiąc, baza powoduje, że jest na czym pracować i jest źródło informacji mogących posłużyć do planowania modyfikacji.

        4. Dostęp do danych

Dostęp do danych był już w pewnym sensie poruszany. Jeżeli firma posiada specjalny dysk w chmurze, to można tam również zamieścić oficjalne dokumenty firmy, wówczas pracownicy, którzy mają uprawnienia przedstawicielskie, będą również mogli te dokumenty użytkować. Mogą to być regulaminy, ogłoszenia, wzoru umów, wzory kontraktów i temu podobne. Oczywiście, nie każdy powinien posiadać pełny dostęp do wszystkich oficjalnych pism. Część z nich powinna pozostawać pod kontrolą dyrekcji czy zarządu. Oczywiście, może być do wglądu w obecności, na przykład zarządu. Posiadając biuro w chmurze, czy dysk w chmurze można ten dostęp ograniczyć dla wybranych grup użytkowników lub konkretnie, personalnie wybrać kto i ile może zrobić w przestrzeni wirtualnej.

        5. Komunikacja

Komunikacja w każdej firmie jest niezwykle istotna. Zwykle przebiega ona na dwóch poziomach. Jest to komunikacja pozioma i pionowa. Komunikacja pozioma odbywa się pomiędzy pracownikami tego samego szczebla. Pionowa to komunikacja w relacji przełożony – podwładny. Jej sprawność jest różna, wiele zależy od stylu i kultury danego przedsiębiorstwa. Warto jednak stwarzać warunki, które mogą wpłynąć na jej usprawnienie. I tak, platforma komunikacyjna może być sposobem, w którym komunikujemy swoje sukcesy, porażki, zadajemy pytania lub rozwiązujemy wspólnie problemy zawodowe. Może też być sposobem na przekaz ważnych informacji i komunikatów, które powinny zostać ogłoszone wszystkim pracownikom.

Te kilka kroków powinno zapewnić Tobie i Twojej firmie podstawowe poczucie bezpieczeństwa. Jest to sposób na to, by dać sobie bazę, podstawę, na której zawsze można odbudowywać, w razie, gdyby coś poszło nie tak.