Biuro w chmurze - zalety rozwiązania

2016-08-31 | chmiuro chmura dostępność crm biuro niezależność praca zdalna

Coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na przeniesienie swojej działalności biurowej do tak zwanej chmury. To oprogramowanie działające na zewnętrznych serwerach, które oczywiście może zostać zabezpieczone, ale pozwala na uniezależnienie się od oprogramowania dotychczas tradycyjnie instalowanego na stacjonarnych komputerach czy laptopach. Określenie „biuro w chmurze” jest jedynie swego rodzaju skrótem myślowym, który oznacza, że dokumentacja elektroniczna (teksty, pliki, tabelki, zdjęcia) opracowywana i przechowywana jest we wspomnianej chmurze i przy użyciu sieciowych narzędzi. Jakie są zalety tego rozwiązania? Warto się temu przyjrzeć.

Koszty

Oprogramowanie crm instalowane na komputerach jest stosunkowo kosztowne. Wykupienie licencji na wszystkie stanowiska wiąże się z kosztami liczonymi w setkach a czasem nawet tysiącach złotych. Tymczasem, rozwiązania sieciowe, które umożliwiają posiadanie biura w chmurze to zdecydowane oszczędności. Decydując się na podstawowy pakiet dokumentów oferowanych przez Google, które można przechowywać na Google dysk, nie trzeba ponosić żadnych kosztów niezależnie od tego, jak liczny jest zespół i jak długo dokumenty będą użytkowane. Inne rozwiązania, jak Zoho czy Office 365 od Microsoft wiążą się już z opłatami, ale sięgają one wysokości zaledwie kilkunastu, kilkudziesięciu złotych miesięcznie. To i tak taniej niż kilkuset złotowa licencja.

Niezależność

Biuro w chmurze gwarantuje szeroko rozumianą niezależność. Po pierwsze, jest to niezależność od sprzętu. Na każdym komputerze można otworzyć ten sam dokument. Nie ma znaczenia, że najpierw został on stworzony na jednym stanowisku, potem należy natychmiast skorzystać z niego na drugim. Zadziała dosłownie wszędzie, bez kopiowania, przenoszenia, przesyłania mailem. Druga rzecz to niezależność od miejsca pracy. Dokument wygląda dokładnie tak samo na komputerze w biurze, jak i na komputerze domowym. Możesz zajrzeć do niego nawet podczas urlopu w ciepłych krajach i też dostaniesz dostęp do potrzebnych informacji. Jedyne co musisz znać to sposób dostępu i hasło. Nic więcej. Pracować można więc nawet w terenie. I trzecia rzecz, jest to niezależność od programów. Dzisiejsza technologia i tak jest bardziej otwarta na różne formaty plików, a oprogramowanie potrafi sobie poradzić z różnymi dokumentami. Nadal jednak zapisanie pliku w jednym formacie powoduje, że podczas otwierania w innym zachodzą w nim zmiany. Oprogramowanie sieciowe jest na tyle uniwersalne, że nie powoduje takich problemów. Poza tym, korzystając z dokumentu w sieci, można na tym samym dokumencie pracować, czyli będzie on w ten sam sposób obsługiwany.

Bezpieczeństwo

Praca za pośrednictwem oprogramowania w chmurze to również ogromne bezpieczeństwo dokumentów. Wyobraźmy sobie sytuację, w której nagle, w czasie tworzenia dokumentu zabraknie prądu albo na skutek jakiegoś zdarzenia losowego komputer zostanie spalony. Jeżeli dokumenty zapisane były wyłącznie na komputerze, to w momencie jego spalenia, już ich praktycznie nie ma, nie istnieją, podobnie jak wszystkie inne zapisane tam dane. Jeżeli jednak wszystkie dane zostaną zapisane w chmurze i wszystkie pliki będą tam też archiwizowane, to nic nie stanowi dla nich zagrożenia. Wystarczy sięgnąć po nowy sprzęt i całość danych można odzyskać. Druga rzecz, wszystkie dokumenty są w chmurze zahasłowane, nie ma więc obaw, że ktoś, kto ukradnie komputer, dotrze do tajemnic przedsiębiorstwa. Włamania się zdarzają, a szpiegostwo przemysłowe niestety staje się coraz bardziej powszechne. Trzeba jedynie ukraść komputer i zapisane na nim dokumenty przestają być tajemnicą. Chyba że znajdą się w chmurze, a hasło do niej nie zostanie zapisane na komputerze.

Zdalnie, ale w zespole

Sieć internetowa i sposoby nowoczesnej komunikacji powodują, że można pozyskiwać pracowników również na odległość, którzy swoją pracę mogą wykonywać doskonale, efektywnie i skutecznie bez konieczności przeprowadzania się do miasta, w którym firma ma siedzibę. Jest to tak zwana praca zdalna, której model staje się coraz bardziej powszechny. Praca zdalna pozwala też na zatrudnianie specjalistów różnych dziedzin do zadań okazjonalnych, projektowych. Powstają wówczas zespoły projektowe, w których każdy ma coś do zrobienia, ale te poszczególne zadania muszą ze sobą korespondować. Biuro w chmurze to zdecydowanie ułatwia. Można pracować zdalnie i jednocześnie tworzyć zespół. Wystarczy stworzyć dokument, dać do niego dostęp wszystkim członkom zespołu i sprawa załatwiona. Komunikacja, poprawki, wszystko jest widoczne w dokumencie. Nie trzeba się spotykać i tracić czasu na dojazdy.

Biuro w chmurze to wygoda, bezpieczeństwo i zdecydowanie łatwość wykonywania swojej pracy. Dzięki temu wszystkie dane są bezpieczniejsze, a pracownicy nie są uwiązani do swoich stanowisk. Każdy, kto ma dostęp, może też zajrzeć do potrzebnej dokumentacji, nie fatygując przy tym innych pracowników.