Nowoczesna firma - o czym nie możesz zapomnieć

2016-09-01 | chmiuro relacje firma zadania komunikacja rozwój organizacja zespół klient

Prowadzenie nowoczesnej firmy, na miarę nowoczesnych oczekiwań i z wykorzystaniem dostępnej technologii oraz rozwiązań to sposób na osiągnięcie sukcesu. Ważne jednak by w codziennych obowiązkach i natłoku zajęć nie zapomnieć o wypracowaniu i utrwaleniu pewnych procedur, których przestrzeganie i realizowanie nie tylko ułatwi wszystkim zaangażowanym pracę, ale również uczyni ją znacznie bardziej efektywną.

Struktura i organizacja firmy

Nowoczesna firma powinna mieć jasno określoną strukturę. Naturalnie, jeżeli jest to mała firma, to jej struktura również będzie mała. Nie ma sensu mnożyć stanowisk kierowniczych i dodawać kolejnych managerów, jeżeli nie ma to praktycznego uzasadnienia. To tylko komplikuje funkcjonowanie i oddala zasadnicze kierownictwo od szeregowych pracowników, którzy z istotnymi problemami firmy spotykają się najczęściej. Warto też bardzo jasno komunikować strukturę. Każdy pracownik, również nowy powinien wiedzieć, kto jest jego bezpośrednim przełożonym, ale również, kto jest też bezpośrednio nad nim. To pozwala zrozumieć całość firmy i daje jej ogólny ogląd. Jednocześnie, należy jasno zorganizować rytm pracy. Jasne reguły i zasady to sposób na poczucie bezpieczeństwa pracowników. Pracownicy, którzy czują się bezpiecznie to bardziej efektywni pracownicy. Należy określić, który dzień przeznaczony jest na zebrania. Jak często się one odbywają, czy piątki są bardziej swobodne, czy jest to normalny dzień pracy. Wszystko powinno być dokładnie skodyfikowane.

Podział zadań i delegowanie obowiązków

Z opisaną wyżej organizacją ma związek podział zadań i delegowanie obowiązków na pracowników. Po to wprowadza się funkcje, by osoby odpowiedzialne wykonywały zadania bardziej wymagające, skomplikowane, ale również by prostsze sprawy rozdzielały między podwładnych i kontrolowały ich realizację. To zapewnia sprawność funkcjonowania firmy. Twoja firma będzie dynamiczna, dopóki Twoi pracownicy będą zajęci. Gdy jeden będzie musiał zrealizować wszystkie zadania, a pozostali nic nie będą robić, wówczas dojdzie do pewnego zblokowania i firma uzależni się od tempa pracy jednej osoby. Podział powoduje, że równolegle realizowane są różne cele, a tym samym firma staje się bardziej prężna i skuteczna. Delegowanie obowiązków wymaga jednak kontrolowania ich realizacji, a to wymaga dobrej organizacji. Pomocne są przy tym różnorodne narzędzia stanowiące wsparcie dla biznesu. Zwykle są to rozwiązania webowe, które pozwalają w sposób elektroniczny przydzielać zadania, kontrolować ich realizację oraz sprawdzać efekty. To szybkie i bardzo proste rozwiązanie.

Komunikacja w zespole

Dla skutecznego działania przedsiębiorstwa niezwykle ważna jest odpowiednia komunikacja w zespole. Sprawny i szybki przepływ informacji bez blokad i zniekształceń ma tu szczególnie duże znaczenie. Czasem bowiem kluczem do sukcesu jest szybka reakcja na daną sytuację. Tymczasem trudno jest zareagować szybko, jeżeli brakuje jakichś informacji. Tylko ich sprawny przepływ pozwoli na podjęcie odpowiednich działań. Niestety, nie zawsze jest możliwa szybka komunikacja w formie bezpośredniej. W tym celu warto jest stosować różnego rodzaju rozwiązania webowe, które dają możliwość przekazania danych do kilku osób w zespole w tym samym czasie. Jest to bardzo dobra praktyka, ponieważ skraca czas potrzebny na rozpowszechnienie danej wiadomości. Jednocześnie zmniejsza również ryzyko jej zniekształcenia. Warto to rozważyć i wprowadzić w swoim zespole. Można oczywiście zastosować różne poziomy dostępności do danych, jeżeli zachodzi taka potrzeba.

Obieg dokumentów

Sprawny obieg dokumentów jest tak samo ważny, jak sprawny obieg informacji. Czasem, może to mieć nawet znaczenie finansowe dla firmy. Trzeba bowiem rozliczać się nie tylko z kontrahentami czy pracownikami, ale również z różnymi urzędami i instytucjami, a one nie są szczególnie tolerancyjne na spóźnienia. Zarządzanie dokumentami może mieć więc znaczenie wręcz kluczowe. Sprawny i dopasowany do potrzeb program CRM okazuje się tutaj narzędziem wręcz niezbędnym, ponieważ ułatwia zarządzanie dokumentami, monitoruje ich przepływ oraz wskazuje aktualną sytuację. Ważne jednak by wybrać dla siebie możliwie prosty CRM. Jego obsługa nie może bowiem zajmować tyle czasu, ile zajęłoby osobiste monitorowanie dokumentów, bo nie ma w tym żadnego zysku. CRM ma skutkować nie tylko większą skutecznością w zakresie ich przepływu, ale również oszczędnością czasu na analizowaniu ich drogi.

Relacje z klientami

W dzisiejszych czasach klienci stają się coraz bardziej wymagający. Nie chcą być jednym z wielu z grona naszych klientów, ale tym jednym jedynym, o którym wiemy wszystko i doskonale znamy jego potrzeby, oczekiwania i preferencje. O ile jest to jeszcze mała firma, to nie stanowi to żadnego problemu. Można łatwo zapamiętać klientów, gdy jest ich mało, a każdy jest na wagę złota. Gdy jednak liczba klientów rośnie, choć ich wartość oczywiście nie maleje. Co wówczas zrobić, żeby sobie poradzić z ich różnicowaniem? Jakie rozwiązania wykorzystać, by w każdym kolejnym kontakcie wiedzieć, czego klient może potrzebować, jaki zakres pracy będzie dla niego odpowiedni i jakie wsparcie przyniesie mu najwięcej korzyści? Sposobem na to są specjalne rozwiązania webowe, które pozwalają na zarządzanie relacjami z klientem. Potrzebna jest do tego przede wszystkim baza klientów. Można ją stworzyć nawet w prostym darmowym systemie CRM. Nie potrzeba do tego skomplikowanych rozwiązań czy narzędzi. Mając narzędzie do zarządzania, można utworzyć segmenty wizytówki. Segmenty pozwalają grupować klientów o podobnych potrzebach, wymaganiach, oczekiwaniach. To sposób na ich uporządkowanie i zorganizowanie w większe grupy. Dzięki temu łatwiej kierować informacje promocyjne do określonej już grupy docelowej, która potencjalnie może być zainteresowana tematem. To również sposób na szybkie odnalezienie klienta i określenie jego preferencji, dzięki czemu czuje się on wyjątkowy i wyróżniony i tym chętniej wróci również następnym razem.

Prowadzenie działalności, która ma odnosić sukcesy to zadanie bardzo trudne. Dlatego też, warto korzystać z rozwiązań i narzędzi, które nieco to ułatwiają i upraszczają. Oszczędzony dzięki temu czas można z powodzeniem przeznaczyć na inne aktywności, które pozwolą na dalsze rozwijanie biznesu w jego zasadniczej warstwie.