FAQ

Odpowiedź

Czy moje dane są bezpieczne?

Biuro w chmurze to nasza przyszłość. Prędzej czy później, cała ludzkość przestawi się na korzystanie z chmury, zaś przenośne dyski o pojemności nawet kilku TB przejdą do lamusa. Zabezpieczenie danych w chmurze to dziś priorytet branży IT. Przed uruchomieniem Chmiuro sprawdziliśmy możliwości naszych potencjalnych partnerów technologicznych i wybraliśmy takiego, który daje rękojmię, że stosowane przez niego procedury, urządzenia i metody gwarantują bezpieczeństwo danych. Obowiązki i odpowiedzialność każdej ze stron, w tym upoważnienie do przetwarzania danych osobowych zawarliśmy w umowie pomiędzy nami, a operatorem datacenter. Dlatego wiemy, że dane nasze i naszych klientów, przechowywane w odległym datacenter są należycie chronione. Połączenie z serwerownią szyfrujemy poprzez protokół SSL, który jest używany w sposób podobny przez banki oraz płatności online.

Czy zabezpieczenia Chmiuro są zgodne z prawiem międzynarodowym i czy można wykorzystywać Chmiuro w firmach zagranicznych?

Zabezpieczenia Chmiuro są zgodne z prawem Polski oraz dyrektywami Unii Europejskiej dotyczącymi przechowywania danych i ich przetwarzania. Chmiuro dostępne jest w sześciu wersjach językowych – języki stosowane w krajach wspólnoty europejskiej. Każda firma mająca swoją siedzibę na terenie kraju należącego do Unii Europejskiej, bez przeszkód może korzystać z Chmiuro. Tworząc Chmiuro mieliśmy nieustannie na względzie Dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/680 z dnia 27 kwietnia 2016, oraz Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016. Warto zauważyć, że wysoki poziom ochrony zapisany w w/w dokumentach powoduje, że Chmiuro może być też bez przeszkód używane przez osoby spoza obszaru wspólnotowego.

Kto jest odpowiedzialny za bezpieczeństwo danych i zgłoszenie zbioru danych osobowych do GIODO?

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w systemie Chmiuro jest firma JWA S.A. Przyjęta i wdrożona w JWA S.A. Polityka Bezpieczeństwa szczegółowo określa między innymi gdzie, jak, kto i kiedy może przetwarzać dane, jakie środki techniczne ochrony danych są wdrożone, jak wyglądają procedury związane z nadawaniem i odbieraniem uprawnień. Realizując obowiązki wynikające z ustawy o ochronie danych osobowych JWA S.A. zgłosiła zbiór danych osobowych Chmiuro do GIODO i w zgłoszeniu zawarła szczegółowy opis danych, miejsc przetwarzania, środków ochrony i innych elementów wymaganych przez GIODO. Dzięki temu użytkownicy Chmiuro nie muszę obawiać się, że po ich stronie leżą jakieś dodatkowe obowiązki związane ze zgłoszeniem zbioru.

Jaka jest różnica pomiędzy zadaniem, zdarzeniem, a kampanią?

Trzy funkcjonalności różniące się od siebie w minimalnym stopniu, ale pozwalające na uszczegółowienie działań. Zadania to ogólne czynności jakie przypisujemy danemu pracownikowi do wykonania w ramach jego obowiązków. Wpisując zadanie główne, możemy podzielić je na mniejsze podzadania, prowadzące do celu głównego. Zdarzenia to historyczny rzut na wykonane zadania i prowadzone w CRM działania. To tu znajdziemy wszystkie wykonane przez pracownika zadania, oraz wysłane mailingi – które po kliknięciu w odpowiedni przycisk możemy ponownie użyć. Kampania to zadanie które chcemy wykonać nie na jednym a na wielu klientach jednocześnie – np. rozesłać ofertę czy zebrać informacje. Zamiast na każdym kliencie tworzyć zadanie wystarczy zrobić jedno i przypisać je do wielu klientów jednocześnie.

Jak poprawnie posługiwać się bazą danych?

Baza danych w systemie Chmiuro jest ogólnym zbiorem naszych klientów, kontrahentów oraz firm i osób z którymi współpracujemy. W naszym CRM odeszliśmy od katalogowania za pomocą tabel lub folderów i wprowadziliśmy system tagowania. Za pomocą tagów opisujemy dany kontakt, dokument, zadanie, firmę. Następnie za pomocą opcji szukaj, wpisując interesujący nas tag, system wyszukuje wszystkie informacje w naszej bazie, które mają taki tag.

Czym są tagi?

Są to słowa kluczowe pomagające w odnalezieniu określonego zagadnienia w całym serwisie. Załóżmy, że naszym klientem jest właściciel kwiaciarni. Przy jego rejestracji dodajemy tagi kwiaty, wstążki, róże. Wpisując w wyszukiwarkę jedno z tych słów pozwoli nam na bezpośrednie znalezienie konkretnego klienta z bazy wszystkich naszych kontrahentów.

Kto widzi moje zadania?

Zadania wprowadzone do systemu przez pracodawcę widzą jedynie przypisani do nich pracownicy, oraz przełożony kontrolujący wykonanie konkretnego zadania. Jeżeli zadanie utworzy pracownik to widzi je tylko on i osoby z uprawnieniami właściciela.

Pliki z jakimi rozszerzeniami mogę dodawać do systemu?

Funkcjonalność to zewnętrzny dysk w którym możemy przetrzymywać interesujące nas dokumenty, kontrakty, instrukcje, regulaminy, umowy etc. Dokumenty mogą widzieć albo wszyscy, lub jedynie osoba która je dodała. By dokument był widoczny tylko dla mnie, należy zmienić opcję widoczność na niewidoczny. Rozszerzenia w jakich można dodawać pliki do chmury są następujące zip, doc, docx, xls, xlsx, pdf, csv, txt, jpg, jpeg, png, gif, bmp. Więcej informacji o dodawaniu plików znajdziesz w Podręczniku użytkownika w rozdziale 7 Dokumenty, znajdującym się w Materiałach pomocniczych.

Jakie raporty mogę wygenerować z Chmiuro?

Chmiuro to narzędzie mające za zadanie ułatwić pracę oraz komunikację pomiędzy pracownik / przełożony. W systemie Chmiuro można wykonać raporty z zadań pracownika, raporty z kampanii, faktur oraz sprzedaży produktów. Więcej o raportach dowiesz się z Podręcznika użytkownika w rozdziale 10 Raporty, znajdującym się w Materiałach pomocniczych.

Jak poprawnie zaimportować pliki?

By poprawnie zaimportować pliki należy je na wstępie poprawnie przygotować w programie Excel, oraz zapisać odpowiednim formacie. Jeśli chcesz wykonać czynność poprawnie informacje znajdziesz w Podręczniku użytkownika w rozdziale 6 Dodawanie kontaktów do firm i import, znajdującym się w Materiałach pomocniczych.

Czy mogę wyeksportować pliki z systemu?

Opcja eksportu danych zarezerwowana jest jedynie dla właściciela firmy. By wyeksportować pliki, należy wejść w zakładkę ustawienia i ustawieniach subskrybenta kliknąć przycisk Eksport danych.

Czy mając pracowników z zagranicy, mogą oni pracować na systemie w swoim języku?

Jeżeli w Twojej firmie pracują osoby z zagranicy mogą pracować w systemie Chmiuro w jednym z sześciu dostępnych języków: polskim, angielskim, niemieckim, francuskim, hiszpańskim, rosyjskim. Przy pierwszym logowaniu do Chmiuro system wykrywa jakim językiem w Windows posługuje się użytkownik i odpowiednio dobiera język w Chmiuro. Później każdy użytkownik Chmiuro może zmienić język korzystając z listy w prawym górnym rogu aplikacji. Jeżeli zaś jesteś pracownikiem firmy i chcesz zmienić język, dokonasz tego w prawym górnym rogu panelu głównego.

Jak usunąć konto z systemu?

W celu usunięcia konta, prosimy o kontakt z nami pod adresem e-mail kontakt@chmiuro.pl w wiadomości prosimy o podanie treści: Proszę o usunięcie konta subskrybenta zarejestrowanego pod adresem e-mail (i tu prosimy o podanie adresu e-mail na który została zarejestrowana firma w serwisie).

Jak długo mam możliwość darmowego korzystania z Chmiuro?

W chwili rejestracji do systemu Chmiuro otrzymujesz od nas bezpłatny dostęp do najwyższego pakietu usług na okres miesięca. Po tym czasie zdecydujesz czy przedłużasz subskrypcję czy też będziesz korzystać z poziomu podstawowego w którym masz wszystkie dane ale niektóre z funkcjonalności są niedostępne. Szczegółowy opis poszczególnych pakietów jest w zakładce Pakiety.

W jaki sposób przejść do wyższego pakietu usług?

Aby podwyższyć swój pakiet funkcjonalności należy w zakładce ustawienia kliknąć przycisk podnieś poziom. Następnie wybierasz interesujące Cię pakiet i ustalasz okres czasu na który chcesz go wykupić. Następnie zostajesz przekierowany na stronę swojego banku w celu uiszczenia opłaty za subskrypcję.

Czy mogę w trakcie trwania wykupionej wyższej usługi przejść na wyższą?

Tak, zawsze możesz w trakcie trwania jednej usługi przejść o poziom wyższą wtedy dopłacasz jedynie różnicę kosztów.

Czy mogę zrezygnować z subskrypcji?

Nie. Jeśli wykupiłeś usługę na pewien okres czasu, będzie ona trwała aż do wygaszenia. Po tym okresie Twoje konto zostanie przeniesione na darmowy poziom I.